Verpflegungspauschale berechnen

Die Sätze im Inland

Abwesenheit	Pauschale
mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung)	14 €
An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise	14 €
volle 24 Stunden	28 €

Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – also wann du losfährst und wann du zurückkommst.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Bekommst du Mahlzeiten von deinem Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung, wird gekürzt – bezogen auf den 24-Stunden-Satz von 28 €:

Frühstück: 20 % = 5,60 €
Mittagessen: 40 % = 11,20 €
Abendessen: 40 % = 11,20 €

Die Kürzung geht immer vom vollen 28-€-Satz aus – auch an einem 14-€-Tag: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Die Pauschale kann dabei nicht unter 0 € fallen.

Beispielrechnungen

Beispiel 1 – Tagestour mit gestelltem MittagessenAbfahrt 7:10, Rückkehr 17:40 → 10,5 Std. → 14,00 €. Mittagessen gestellt: 14,00 € − 11,20 € (40 % von 28 €) = 2,80 €.

Beispiel 2 – zwei ÜbernachtungenAnreisetag 14 €, Zwischentag 28 €, Abreisetag 14 € = 56 €. Mit Hotelfrühstück am 2. und 3. Tag: 56 € − 2 × 5,60 € = 44,80 €.

Beispiele mit den gesetzlichen Inlandssätzen, ohne Gewähr.

Wer zahlt?

Entweder erstattet dein Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei, oder du machst sie als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend. Was dein Arbeitgeber erstattet hat, kannst du nicht zusätzlich absetzen.

Weitere Regeln

Für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte gilt die Pauschale grundsätzlich nur in den ersten drei Monaten (Dreimonatsfrist). Für Auslandsreisen gelten andere Sätze.

Quelle: § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG). Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026 – vor Veröffentlichung prüfen.